Workspace de Google : pour toute organisation

La métamorphose numérique d’une OBNL: une inspiration à suivre pour toute organisation.

Dans la petite ville de Sainte-Julienne, au cœur du Québec, se trouvait une association à but non lucratif dédiée à l’accompagnement des jeunes en difficulté. Dirigée par Suzanne, une dirigeante passionnée et dévouée, l’organisation a pour mission de redonner espoir et direction aux jeunes qui en avaient le plus besoin. Cependant, malgré la noblesse de sa cause, l’association faisait face à un défi de taille : sa gestion numérique.

Suzanne gérait l’ensemble de l’organisation avec une adresse email terminant par @gmail.com. Cette méthode rudimentaire rendait la collaboration difficile, l’efficacité était loin d’être optimale, et surtout, la protection des renseignements personnels de ses clients, membres et collaborateurs était précaire. L’absence de système d’archivage ou de nomenclature de dossiers occasionnait une perte considérable d’intelligence organisationnelle.

Un jour, sur ces médias sociaux, Suzanne exprima ses inquiétudes : « Je suis à la tête d’une petite organisation et nous gérons tout avec un compte Gmail. Nous ne pouvons continuer ainsi. Notre manière de travailler met en péril non seulement la sécurité des données de nos membres mais aussi l’avenir de notre association. Quelqu’un dans mon réseau aurait une solution à proposer? »

C’est alors que Christian, ami de Suzanne, qui est aussi gestionnaire de projet et qui a une bonne expertise en solutions numériques, proposa à Suzanne d’explorer Google Workspace. Il expliqua que cette suite d’outils et de logiciels de productivité, conçue spécifiquement pour les besoins des organisations modernes, pourrait transformer radicalement leur manière de travailler. Intrigué, Suzanne explora cette solution pour ensuite, donner sa chance à Google Workspace.

Dès le début, Christian a accompagné Suzanne étape par étape pour obtenir Google Workspace gratuitement pour son OBNL (certaines conditions s’appliquent). Aussi, pour l’intégration, l’implémentation et le déploiement de ce nouvel écosystème numérique, incluant une petite bible de « comment faire », basé sur leur réalité.

Suzanne avait également de la difficulté dans la gestion de ces fichiers, Christian proposa un plan éprouvé et efficace de classification de dossiers et de documents, afin de permettre une recherche facile et efficiente pour l’ensemble de l’équipe, en plus de permettre de préserver l’intelligence de l’organisation et ainsi, assurer la pérennité de l’organisation.

L’Association migra ses opérations sur cette plateforme, découvrant un monde de possibilités : Gmail pour une communication sécurisée, Drive pour le stockage et le partage de documents, Docs et Sheets pour la collaboration en temps réel et Meet pour les réunions virtuelles pour ne nommer que ceux-là. De plus, cette plateforme est facile à gérer via la Console d’administration très conviviale, ce qui rassura grandement Suzanne.

La transformation fut spectaculaire! La collaboration entre les membres de l’équipe et les bénévoles s’améliora considérablement, la productivité s’envola, et surtout, la gestion des renseignements personnels devint beaucoup plus sécurisée, en conformité avec la Loi 25 sur la protection des données. L’Association avait non seulement modernisé sa gestion numérique, mais avait aussi renforcé la confiance de ses membres et de ses collaborateurs.

L’histoire de Suzanne et de son association est une source d’inspiration pour de nombreuses organisations à but non lucratif, mais aussi, pour les petites et moyennes entreprises québécoises qui, trop souvent, gèrent aussi leur organisations avec une adresse @gmail ou @hotmail, ce qui, avec les nombreux risques de piratage informatique, peut être catastrophique.


Avec les bons outils et une volonté de changement, il est possible de surmonter les défis numériques et de propulser toute mission vers de nouveaux sommets. Pour ce faire, Organicom vous accompagne étape par étape pour cette transition nécessaire.

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